MS Teams Telefonie – so einfach ist das Telefonieren mit Microsoft Teams

Telefonieren ist auch in 2023 für den Kundenservice essentiell. Ein Anruf bleibt der beliebteste Kommunikationsweg, um sich mit Servicecentern in Verbindung zu setzen. Und auch innerhalb von Unternehmen spielt der schnelle Griff zum Telefon eine gleichbleibend große Rolle für effiziente Absprachen. Dennoch hat sich die (Arbeits-)Welt verändert, mehr Mobilität und Flexibilität sind gefragt – auch in der Kommunikation. MS Teams Telefonie bietet eine Lösung für die digitale Arbeitswelt. Wir erklären Dir in diesem Beitrag, welche Vorteile eine Nutzung von MS Teams als Telefonanlage bietet und welche Möglichkeiten Du für eine Einrichtung hast.

MS Teams als Telefonanlage 

Microsoft Teams ist eine Plattform zur Zusammenarbeit. Viele kennen die Software als Video-Tool für Konferenzen oder als Chat-Lösung innerhalb von Unternehmen. MS Teams kann aber auch Telefonie im großen Stil leisten und vollständig eine Telefonanlage ersetzen.

MS Teams kann “so tun” als wäre es ein Telefon, und Dir alle Funktionen eines normalen Telefonsystems geben. Du kannst in alle Fest- und Mobilnetze telefonieren. Der Unterschied ist, dass es web-basiert funktioniert. Das heißt, Du benötigst keine echte Festnetznummer bei einem Netzanbieter. Stattdessen bekommst du eine virtuelle, ortsunabhängige Nummer. Ein großes Plus ist auch, dass du kein physisches Telefon brauchst – es sei denn, Du möchtest es. 

Teams fungiert also als sogenanntes Softphone. Das sind Computerprogramme, die eine Telefonie über das Internet ermöglichen und kein real existierendes “hartes” Telefon dafür benötigen. Aber MS Teams Telefonie ist noch viel mehr als das. Wir stellen Dir im Folgenden die Benefits der Nutzung von MS Teams als Telefonanlage vor.

Vorteile der MS Teams Telefonie

Die Nutzung von MS Teams als Telefonanlage hat einige Vorteile gegenüber der “klassischen” Telefonie. Es gibt zahlreiche Aspekte, die MS Teams sowohl für Office Telefonie als auch für Customer Care Center und andere Callcenter interessant machen.

Ortsunabhängigkeit

Mit MS Teams Telefonie bist Du nicht, wie sonst bei der Verwendung von Festnetznummern, an einen Ort gebunden. Nimm Deine Festnetznummern mit, wohin auch immer du willst – ob in’s Homeoffice oder in ein anderes Land. Auch externe Mitarbeitende lassen sich so leicht in Dein Tagesgeschäft einbinden.

Deine Rufnummern lassen sich ebenso losgelöst vom Unternehmensstandort generieren. Richtest Du Teams-Telefonie über uns ein, stellen wir Dir Rufnummern aus jedem beliebigen Vorwahlgebiet oder ortsunabhängige Servicenummern zur Verfügung.

Einfaches Anrufmanagement

Teams gibt Dir eine Reihe an Möglichkeiten zur einfachen Verwaltung Deiner Anrufe. Zum Beispiel ist eine automatische Anrufannahme oder die Einrichtung von Warteschleifen und Voice Mails möglich. Falls Du Anrufe auf die Mailbox oder eine zentrale Rufnummer weiterleiten möchtest, ist auch das möglich – und es lassen sich Ausnahmen hinzufügen für Personen, für die Du immer erreichbar sein möchtest.

Freie Wahl des Endgeräts

MS Teams Telefonie ermöglicht Dir die freie Wahl des Endgeräts, mit dem Du deine Anrufe tätigen willst: Sei es PC, Tablet oder Smartphone. Sogar das klassische Telefon kann mit Microsoft Teams verbunden werden, sofern es Voice over IP (also Internet-Telefonie) unterstützt. 

Eingehende Anrufe kommen ebenso bei allen Endgeräten an und Du kannst flexibel entscheiden, worüber Du ihn annimmst. Dank cloudbasierter Telefonie kann sogar während eines Anrufs das Gerät gewechselt werden.

Vielfalt an Funktionen

Eine MS Teams Telefonanlage ist mehr als nur ein Telefon. Du darfst nämlich alle Features von Microsoft Teams nutzen. So kannst Du etwa das Gespräch durch Videotelefonie persönlicher gestalten. Oder durch das Teilen Deines Bildschirms effizienter zusammenarbeiten und Support-Anfragen Deiner Kunden schneller lösen.

Einfach zu erweitern

Wenn Dein Unternehmen wächst und Du mehr Rufnummern für Deine Mitarbeitenden benötigst, ist das mit MS Teams leicht zu lösen. Dadurch, dass die MS Teams Telefonie cloudbasiert ist, ist die “virtuelle Telefonanlage” beliebig skalierbar.

Nachteile von MS Teams gegenüber Telefonanlagen

Nachteile bei der Nutzung des Microsoft-Tools im Vergleich mit herkömmlicher Telefonie zu finden, ist schwierig. Der einzige Stolperstein, den es möglicherweise geben könnte, ist die Notwendigkeit einer guten Internetverbindung. Zumeist reicht zwar auch schon eine mobile Verbindung für eine ausreichende Anrufqualität aus, besonders bei hohem Anrufaufkommen, etwa in Call Centern, sollte jedoch eine besonders stabile Internetverbindung gegeben sein. 

Microsoft Teams Telefonie einrichten

Für die Nutzung der Microsoft Teams Telefonie benötigst du eine Lizenz für das Microsoft Office Paket. Teams ist in den Enterprise-Lizenzen für Office 365 enthalten. Diese gibt es in den Stufen E1, E3, E5. Die drei Stufen unterscheiden sich in der Nutzung der Office-Programme und den gebotenen Sicherheitsfeatures. Für die Teams-Nutzung als Telefonanlage ist nur wichtig, dass bei Paketen E1 und E3 zusätzlich das AddOn “Phone System” dazugebucht werden muss.

Du brauchst für die Einrichtung keine neue Hardware. Du kannst einfach Deine vorhandenen Computer, Tablets und Smartphones verwenden. MS Teams Telefonie lässt sich auch in jedes SIP Telefon integrieren (VoIP-fähige Telefonanlage).

Für die Buchung einer Teams Telefonie in Deinem Unternehmen kannst Du entweder direkt über Microsoft gehen, oder über einen Anbieter wie uns. 

Buchung über Microsoft

Bei Microsoft kannst Du Pläne für das Inland und Ausland buchen, allerdings nur für eine beschränkte Auswahl an Ländern. Die Einrichtung der Software übernimmst Du in diesem Fall selbst. Die Kosten für die Nutzung sind dafür relativ gering.

Buchung über Drittanbieter

Buchst Du die Microsoft Teams Lösung einen Drittanbieter wie uns, übernehmen wir die Einrichtung für Dich. Die Anrufe laufen dann nicht über Deinen eigenen Server, sondern über unsere Server. Das gibt Dir eine deutlich größere Ausfallsicherheit.

Erweiterung von bestehenden Software-Lösungen

Falls Du bereits eine Callcenter-Software zum Managen Deiner Anrufe und anderer Kommunikationskanäle nutzt, kannst Du diese einfach um MS Teams Telefonie erweitern. 

Die Nutzung der telegra Callcenter Software bietet Dir eine besonders benutzerfreundliche Oberfläche und – wenn du willst – eine Integration von weiteren Möglichkeiten zur VoIP-Telefonie sowie von Mail und Chat. Das heißt, die gesamte Kommunikation deiner Mitarbeitenden findet in einem Tool statt. Und das Managen der Kommunikation wird durch Extra-Funktionen wie die Anrufverteilung spielend leicht. So kannst Du das volle Potential zur Vereinfachung deines Kundenservices sowie des Dialogmarketings ausschöpfen.

Fazit

Telefonie mit Microsoft Teams ist das Telefonieren der digitalen Welt. Mobiles Arbeiten und hohe Kundenansprüche erfordern erleichterte und vielseitige Kommunikationswege. Mit seinen Funktionen, der Cloud-Basierung und der einfachen Skalierbarkeit ist MS Teams ein Tool, mit dem Dein Unternehmen für die Zukunft gerüstet ist.

Die Einrichtung erfolgt ganz einfach auf Deiner vorhandenen Hardware. Mit einem Anbieter wie telegra bist du schnell startklar und kannst Dich ganz auf die Durchführung der Kommunikation konzentrieren.