Einfaches Telefonieren über Microsoft Teams – So funktioniert ein Teams SIP Gateway

Warum via Teams SIP telefonieren?

Die erste Frage, die Du dir vielleicht stellst, ist – warum sollte ich etwas, das so kompliziert klingt, einrichten, wenn doch Microsoft mit seinen Telefonie-Plänen eine eigene Option zur externen Telefonie anbietet? Zunächst bietet Microsoft nicht für alle Länder Anrufpläne an, sodass Du mit diesem Anbieter örtlich eingeschränkt operieren müsstest. Desweiteren ist die Telefonie über Drittanbieter wie telegra häufig die günstigere Alternative. Und zudem kannst Du zusätzliche Funktionen über Deinen Telefonieanbieter nutzen, die in Teams gegebenenfalls nicht angeboten werden, die aber für Dein Service Center sehr relevant sind. Dazu gehören etwa:

• Warteschleifenmanagement bzw. Wartefelder
• Intelligente Anrufverteilung und -weiterleitung
• Individuelle Ansagen 

Das klingt nach einer guten Lösung für Dein Callcenter? Dann kommen wir nun zum technischen Part des Teams SIP Gateways und dem SIP-Trunk.

Was sind Teams SIP Gateways und SIP-Trunks?

Ein SIP (Session Initiation Protocol) Trunk ist ein Kommunikationsprotokoll, das für die Einrichtung, Steuerung und Beendigung von Echtzeitkommunikationssitzungen über das Internet benötigt wird. Über dieses Protokoll läuft also die Telefonie ab. Um mit Microsoft Teams über einen Drittanbieter telefonieren zu können, muss der SIP-Trunk des Anbieters in Teams integriert werden.

An dieser Stelle kommt das Microsoft Teams SIP Gateway ins Spiel. Das Gateway ist eine Art Brücke zwischen der Teams-Umgebung und dem SIP-Trunk, die die Kommunikation zwischen beiden ermöglicht. Mittels SIP Gateway lässt sich also der SIP Trunk eines Drittanbieters mit Teams verbinden. 

Als Teams SIP Gateway wird ein sogenannter Session Border Controller (SBC) verwendet. Ein SBC ist ein Netzwerkgerät oder eine Softwarelösung, die als Schnittstelle zwischen unterschiedlichen IP-Netzwerken fungiert und die Kommunikation über das SIP steuert. Der SBC übernimmt die Aufgabe der Protokollumsetzung und Sicherheitsüberprüfung sowie Routingfunktionen.

Der Session Border Controller ermöglicht also die Kommunikation von Teams-Nutzern mit externen Telefonnummern über den SIP-Trunk und umgekehrt. Er übernimmt die Übersetzung der Sprachdaten zwischen den unterschiedlichen Protokollen und stellt sicher, dass Anrufe korrekt geroutet und übertragen werden.

Wie lässt sich die Microsoft Teams SIP Integration einrichten?

Am einfachsten ist es, wenn Du den Telefonieanbieter kontaktierst, dessen SIP Trunk Du mit Teams verbinden möchtest. Dieser kann Dir alle erforderlichen Informationen bieten und Anweisungen zur Einrichtung geben. 

Dann gilt es, die Voraussetzungen für das Einrichten eines Teams SIP Trunks zu überprüfen. Die Hürden sind allerdings nicht hoch. Du benötigst jedoch den erwähnten Session Border Controller, der Dir von manchen Telefonieanbietern direkt mit angeboten wird, sowie eine Microsoft Teams Lizenz, die das Telefonieren erlaubt. Darunter fallen die Office 365 E1 oder E3 Lizenz + Telefonlizenz und die E5 Lizenz. Falls Du auch eine Telefonanlage anbinden möchtest, sollte sie fähig zur VoIP (Voice over IP) Telefonie sein, also zum Anrufen über das Internet. Auch diese Voraussetzungen kannst Du direkt mit Deinem Telefonieanbieter besprechen.

Die Vorteile der Microsoft Teams SIP Telefonie auf einen Blick

Insgesamt ist die Telefonie über MS Teams via SIP Gateway aus mehreren Gründen praktisch. Du kannst direkt über die Teams-Oberfläche in das öffentliche Telefonnetz telefonieren und von dort aus erreicht werden, ohne Dich in eine neue Software einarbeiten zu müssen. Dadurch brauchst Du auch keine Trennung zwischen internen und externen Kommunikationstools vornehmen. Deine gesamte Unternehmenskommunikation läuft dank SIP Trunk über Microsoft Teams.

Dadurch gewinnen Deine Mitarbeitenden auch einiges an Flexibilität. Sie können mobil arbeiten und Anrufe ortsunabhängig tätigen und annehmen. So kannst Du Homeoffice und mobiles Arbeiten ermöglichen, und brauchst gegebenenfalls nicht mal einen festen Standort für Deine Kundenservice- oder Sales-Abteilung. Du bist auch weltweit unter der gewählten Festnetznummer erreichbar – Deinen Kunden fällt die örtliche Flexibilität also gar nicht auf. 

Zudem sind Deine Mitarbeitenden auch geräteunabhängig. Die Teams-Telefonie funktioniert sowohl über die VoIP-Telefonanlage, als auch über Smartphone, Tablet oder den PC. Wenn Du dies wünschst, kannst Du das Service-Center so auch ganz ohne Telefonanlage führen.

Und natürlich ergeben sich die genannten Vorteile der Funktionserweiterungen. Bei der telegra Teams Telefonie sind dies etwa ein cleveres Anruf-Routing, Ansagen für die Warteschleife, Parallelklingeln sowie intelligente Wartefelder. Zusätzlich natürlich dazu, dass über Teams auch Videotelefonie möglich ist. So hebst Du den Kundenkontakt auf ein neues Level.

Fazit: Mehr Flexibilität mit Microsoft Teams SIP

Um schnell und einfach ein Tool einzurichten, das die gesamte Unternehmenskommunikation bündelt, ist die Nutzung von Teams mit SIP Gateway eine effiziente Lösung. So können Deine Mitarbeitenden externe Anrufe tätigen, ohne sich in eine neue Benutzeroberfläche einarbeiten zu müssen. Zudem gewinnst Du Funktionen hinzu, die den Betrieb Deines Sales- oder Service-Centers optimieren. Insgesamt ist die Teams Telefonie via SIP-Trunk eine wirtschaftliche Lösung für mehr Flexibilität und Effizienz im Kundenkontakt.