Mail2Fax ist eine Technologie, die es ermöglicht, Faxnachrichten über einen E-Mail-Client oder ein Programm wie eine Callcenter Software zu versenden. Anstatt eine Fax-fähige Hardware zu nutzen, können Nutzende über eine speziell eingerichtete Mailadresse Anhänge einer E-Mail oder einen Mailtext an ein Fax schicken. Als Empfänger wird also keine Mailadresse angegeben, sondern die Ziel-Faxnummer.
Fax2Mail ist die Technologie, die es ermöglicht, von einer Faxnummer versendete Dokumente per Mail oder in einer Software zu empfangen. Dazu wird das Faxdokument in gängige digitale Formate umgewandelt. Es handelt sich demnach nicht um einen Dienst, der auf Seiten der Fax-Hardware angeboten wird, um E-Mails zu verschicken, sondern um eine Technologie seitens des Mailprogramms oder der Callcenter Software.
Fax2Mail und Mail2Fax
Einfaches Senden und Empfangen von Faxen über Deine Callcenter Software
Dank seiner besonderen Rechtssicherheit ist das Fax als Kommunikationsmittel im Unternehmenskontext noch immer beliebt. Mithilfe von Mail2Fax und Fax2Mail gelingt die Kommunikation mit Faxgeräten ohne eigene Fax-fähige Hardware.
Mit nur wenigen Klicks
- empfangen Deine Agenten Faxe in verschiedenen Formaten,
- versenden sie Faxe via Mail-Anhang oder im Mail-Text.
So wird der Faxversand nahtlos in den Workflow Deines Service- oder Sales-Centers integriert.
Vorteile von Fax2Mail und Mail2Fax
Kostenersparnis
Die Anschaffung von Hardware für den Faxversand entfällt, stattdessen nutzen Deine Agenten die gewohnte Software für die Kommunikation mit Faxgeräten. Ebenso entfallen Wartungskosten, sowie laufende Kosten für Papier und Toner.
Digitalisierung
Das Handling von Faxen mit der entsprechenden Hardware erfordert den Druck und die Archivierung analoger Dokumente. Mail2Fax sorgt dafür, dass die Kommunikation zwischen Agenten und Kunden stets auf Seiten Deines Callcenters digital bleibt.
Zeitersparnis
Faxgeräte können nur jeweils ein Dokument verschicken oder empfangen. Dank Fax2Mail können Deine Agente Faxe wie normale E-Mails behandeln. So entstehen keine Wartezeiten für den Versand und Empfang der Dokumente.
Jetzt Deinen Kundenservice optimieren
Dank Callcenter Software auf allen Kanälen mit Deinen Kunden kommunizieren
So funktioniert der Faxversand und -empfang per Mail
Mail2Fax
- In CONTROL unter “Mail2Fax” legst Du E-Mail Adressen für den Faxversand fest und konfigurierst sie.
- Du kannst entscheiden, ob der Anhang oder der Mail-Text als Fax versendet werden soll.
- Bei der Option “Anhang oder E-Mail-Text” wird priorisiert der Anhang verwendet, sofern es einen gibt.
- Um Rechtssicherheit zu gewährleisten, kannst Du einstellen, ob und an wen ein Statusreport gesendet werden soll.
Fax2Mail
- Im CONTROL-Center unter “Fax2Mail” legst Du fest, in welchem Dateiformat Du Faxmitteilungen erhalten möchtest. Zur Auswahl stehen PDF, TIFF und TIFF G3 oder G4.
- Zudem kannst Du hier auswählen, ob als Dateiname die Servicerufnummer, der Name des Dienstes oder beides verwendet werden soll.
- Wenn Du ein FTP-Konto (File Transfer Protocol) bei uns eingerichtet hast, kannst Du empfangene Faxe eigenständig per sFTP abrufen – oder sie als E-Mail erhalten.
Fragen und Antworten rund um Mail2Fax
Dein Interesse wurde geweckt?
Michael und Markus beraten Dich gerne umfangreicher zu den Funktionen unserer Callcenter Software. Füll’ einfach das Kontaktformular aus.
Michael Alt & Markus Lehmann
Wissen für Dein Callcenter
Die Zukunft des Customer Service gestalten: Wie cloudbasierte Contact Center den Status quo auf den Kopf stellen
Die digitale Transformation hat zu einer rasanten Entwicklung der Contact Center geführt. Das traditionelle Modell…
Professionelle Anrufbeantworter Ansagen für eine höhere Kundenzufriedenheit
Ein Anruf außerhalb der Geschäftszeiten, eine lange Warteschleife oder ein Kontaktversuch in den Betriebsferien: Häufig…
Was sind IVR und DTMF – und wofür setze ich sie ein?
Jedes Helpdesk kennt es, fast jedes benötigt es: Anrufende werden nicht direkt mit Service-Mitarbeitenden verbunden,…
DECT, WLAN-Telefon oder Softphone – welche Telefon-Technologie nutze ich nach der Umstellung von ISDN auf VoIP?
Es ist soweit: Die deutschlandweite Abschaltung der ISDN-Anschlüsse ist abgeschlossen. Im Zuge der Umstellung auf…
Effektives E-Mail Management im Callcenter: Tipps und Best Practices
Im heutigen Callcenter Umfeld spielt ein effektives Email Management eine entscheidende Rolle. Durch die immer…