Mail2Fax ist eine Technologie, die es ermöglicht, Faxnachrichten über einen E-Mail-Client oder ein Programm wie eine Callcenter Software zu versenden. Anstatt eine Fax-fähige Hardware zu nutzen, können Nutzende über eine speziell eingerichtete Mailadresse Anhänge einer E-Mail oder einen Mailtext an ein Fax schicken. Als Empfänger wird also keine Mailadresse angegeben, sondern die Ziel-Faxnummer.
Fax2Mail ist die Technologie, die es ermöglicht, von einer Faxnummer versendete Dokumente per Mail oder in einer Software zu empfangen. Dazu wird das Faxdokument in gängige digitale Formate umgewandelt. Es handelt sich demnach nicht um einen Dienst, der auf Seiten der Fax-Hardware angeboten wird, um E-Mails zu verschicken, sondern um eine Technologie seitens des Mailprogramms oder der Callcenter Software.
Mail to Fax und Fax to Mail
Einfaches Senden und Empfangen von Faxen über Deine Callcenter Software
Dank seiner besonderen Rechtssicherheit ist das Fax als Kommunikationsmittel im Unternehmenskontext noch immer beliebt. Mithilfe von Mail2Fax und Fax2Mail gelingt die Kommunikation mit Faxgeräten ohne eigene Fax-fähige Hardware.
Mit nur wenigen Klicks
- empfangen Deine Agenten Faxe in verschiedenen Formaten,
- versenden sie Faxe via Mail-Anhang oder im Mail-Text.
So wird der Faxversand nahtlos in den Workflow Deines Service- oder Sales-Centers integriert.
So funktioniert der Faxversand und -empfang per Mail
Mail to Fax
- In CONTROL unter “Mail2Fax” legst Du E-Mail Adressen für den Faxversand fest und konfigurierst sie.
- Du kannst entscheiden, ob der Anhang oder der Mail-Text als Fax versendet werden soll.
- Bei der Option “Anhang oder E-Mail-Text” wird priorisiert der Anhang verwendet, sofern es einen gibt.
- Um Rechtssicherheit zu gewährleisten, kannst Du einstellen, ob und an wen ein Statusreport gesendet werden soll.
Fax to Mail
- Im CONTROL-Center unter “Fax2Mail” legst Du fest, in welchem Dateiformat Du Faxmitteilungen erhalten möchtest. Zur Auswahl stehen PDF, TIFF und TIFF G3 oder G4.
- Zudem kannst Du hier auswählen, ob als Dateiname die Servicerufnummer, der Name des Dienstes oder beides verwendet werden soll.
- Wenn Du ein FTP-Konto (File Transfer Protocol) bei uns eingerichtet hast, kannst Du empfangene Faxe eigenständig per sFTP abrufen – oder sie als E-Mail erhalten.
Jetzt Deinen Kundenservice optimieren
Dank Callcenter Software auf allen Kanälen mit Deinen Kunden kommunizieren
Vorteile von Fax2Mail und Mail2Fax
Kostenersparnis
Die Anschaffung von Hardware für den Faxversand entfällt, stattdessen nutzen Deine Agenten die gewohnte Software für die Kommunikation mit Faxgeräten. Ebenso entfallen Wartungskosten, sowie laufende Kosten für Papier und Toner.
Digitalisierung
Das Handling von Faxen mit der entsprechenden Hardware erfordert den Druck und die Archivierung analoger Dokumente. Mail2Fax sorgt dafür, dass die Kommunikation zwischen Agenten und Kunden stets auf Seiten Deines Callcenters digital bleibt.
Zeitersparnis
Faxgeräte können nur jeweils ein Dokument verschicken oder empfangen. Dank Fax2Mail können Deine Agente Faxe wie normale E-Mails behandeln. So entstehen keine Wartezeiten für den Versand und Empfang der Dokumente.
Fragen und Antworten rund um Mail2Fax
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Michael Alt & Markus Lehmann
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