Professionelle Anrufbeantworter Ansagen für eine höhere Kundenzufriedenheit

Ein Anruf außerhalb der Geschäftszeiten, eine lange Warteschleife oder ein Kontaktversuch in den Betriebsferien: Häufig sind Anrufbeantworter Ansagen, das erste, was Kunden hören, wenn sie versuchen, ein Unternehmen telefonisch zu erreichen. Damit sie nicht genervt wieder auflegen und ihr Anliegen ungelöst bleibt, ist es wichtig, dass Deine Ansagen freundlich und professionell sind und alle notwendigen Informationen enthalten, die Anrufer benötigen.

In diesem Artikel erklären wir Dir, worauf Du bei professionellen Anrufbeantworter Ansagen achten solltest und zeigen Dir vier Beispiele für Ansagen, mit denen Du einen positiven ersten Eindruck bei Deinen Anrufern hinterlässt.

Warum sind professionelle Anrufbeantworter Ansagen wichtig?

Eine seriöse und verständliche Anrufbeantworter Ansage ist wichtig, um zu vermeiden, dass Anrufer, die nicht sofort mit einem Mitarbeiter verbunden werden können, frustriert werden. Ob in Callcentern oder in anderen Abteilungen: Gerade im professionellen Umfeld sind Ansagen essenziell, um dem Anrufer mitzuteilen, warum und wie lange ein Unternehmen nicht telefonisch erreichbar ist und welche anderen Kontaktmöglichkeiten er hat.

Dadurch zeigst Du, dass Dir die Anliegen Deiner Kunden auch bei eingeschränkter Erreichbarkeit wichtig sind und Du dich bemühst, sie schnellstmöglich zu lösen. Damit Dir das gelingt, solltest Du darauf achten, dass Deine Ansagen professionell und freundlich klingen und eine einwandfreie Tonqualität haben. Wichtig ist auch, dass Deine Anrufer alle benötigten Informationen verständlich erhalten, ohne dass Du zu ausschweifend wirst – ganz nach dem Motto so lang wie nötig und so kurz wie möglich.

Gelungene Anrufbeantworter Ansagen: 4 Beispiele

Es gibt unterschiedliche Gründe, warum ein Unternehmen vorübergehend telefonisch nicht erreichbar ist, weshalb verschiedene Ansagetexte für die verschiedenen Situationen notwendig sind. Mittels einer gelungenen Anrufbeantworter Ansage kann eine Firma etwa ihre Geschäftszeiten und Abwesenheiten wie beispielsweise Betriebsferien kommunizieren, oder Anrufern ihre aktuelle Position in der Warteschleife nennen. Auch können Ansagen dazu genutzt werden, auf andere Kontaktkanäle zu verweisen oder Anrufern auf Wunsch Rückrufoptionen anzubieten.

Mit den folgenden Anrufbeantworter Ansagen Beispielen geben wir Dir vier Best Practices für die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten an die Hand:

1. Anrufbeantworter Ansagen für Büros außerhalb der Geschäftszeiten

Hallo und herzlich willkommen bei der Musterfirma GmbH. Aktuell sind wir nicht persönlich erreichbar, denn sie rufen außerhalb unserer Geschäftszeiten an. Diese sind Montags bis Freitags von 9:00 bis 18:00 Uhr. Gerne können Sie uns eine E-Mail an: kontakt@musterfirma.de schreiben oder uns eine Nachricht mit Ihren Kontaktdaten hinterlassen. Wir werden uns umgehend bei Ihnen melden. Vielen Dank für Ihren Anruf.

2. Ansagetext Warteschleife

Hallo und herzlich willkommen bei der Musterfirma GmbH. Die Anliegen unserer Kunden sind uns wichtig, weshalb Gespräche manchmal etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen. Bitte haben Sie noch einen Augenblick Geduld, die aktuelle Wartezeit beträgt derzeit etwa zwei Minuten. Vielen Dank für Ihr Verständnis. Falls Sie nicht länger warten möchten, können Sie uns gerne eine E-Mail an: kontakt@musterfirma.de schreiben oder sie besuchen uns unter www.musterfirma.de. Hier erhalten Sie viele Informationen zu unseren Leistungen.

3. Anrufbeantworter Ansagen für Betriebsferien und Feiertage

Hallo und herzlich willkommen bei der Musterfirma GmbH. Aufgrund unseres Betriebsurlaubs sind unsere Mitarbeitenden erst ab Montag, den 02.01.2023 wieder für Sie erreichbar. Gerne können Sie uns in der Zwischenzeit Ihr Anliegen per E-Mail an kontakt@musterfirma.de oder über unser Kontaktformular unter www.musterfirma.de/kontakt mitteilen. Wir werden uns nach den Feiertagen umgehend bei Ihnen melden. Vielen Dank für Ihren Anruf.

4. Englische Ansagetexte

Hello and welcome to Musterfirma GmbH. Unfortunately you have reached us outside our business hours. Personally you can reach us Monday to Friday from 9am to 6pm. You’re welcome to leave us a message or send us your request via e-mail to service@musterfirma.de. We will get back to you as soon as possible. For further information please visit our website www.musterfirma.de. We apologize for any inconvenience and thank you for your understanding.

Die häufigsten Fehler bei Anrufbeantworter Ansagen

So grundlegend eine Anrufbeantworter Ansage auch sein mag, so leicht können dabei trotzdem Fehler passieren. Verwirrende oder gar fehlende Infos, ein einschläfernder Tonfall oder mangelndes Aufnahme Equipment sind nur einige Fauxpas, die zu unprofessionellen und schlecht verständlichen Ansagen führen. Wir zeigen Dir, was Du bei Deinen Telefonansagen vermeiden solltest:

• Monotone Sprechweise: Die richtige Sprechweise ist wichtig, damit Deine Anrufer Dir auch wirklich zuhören. Sprichst Du zu monoton, vermittelst Du ihnen unter Umständen das Gefühl, dass Dir ihr Anliegen egal sei. Versuche, während der Aufnahme leicht zu lächeln und variiere Deinen Tonfall, wie Du es auch in einem normalen Gespräch oder Telefonat tun würdest. Alternativ bieten sich auch professionelle Sprecher an oder Du greifst auf ein Tool zurück, das Deinen geschriebenen Text in eine gesprochene Ansage verwandelt.
• Falsche Ansprache: Damit sich Deine Kunden abgeholt fühlen, solltest Du auf eine zielgruppengerechte Ansprache achten. Am einfachsten gelingt Dir das, wenn Du in der Anrufbeantworter Ansage genau so sprichst, wie Du auch in einem Telefonat mit dem Anrufer sprechen würdest.
• Zu allgemeine Ansagen: Ein großer Fehler, den Du unbedingt vermeiden solltest, sind zu universelle Ansagen wie “Zurzeit sind wir leider nicht telefonisch erreichbar”. Versuchen Sie es später gerne erneut.” Solche Ansagen kannst Du zwar für jede Art von Abwesenheit oder vorübergehender Unerreichbarkeit verwenden, sie sind für Deine Anrufer aber sehr frustrierend. Sie erfahren weder die Gründe noch die Dauer, geschweige denn alternative Kontaktmöglichkeiten. Vielleicht versuchen sie noch ein, zwei Folgeanrufe, aber im schlimmsten Fall bleibt ihr Anliegen ungelöst.
• Missverständliche Informationen: Der Inhalt Deiner Ansage sollte also spezifisch an die Situation angepasst sein. Kommuniziere, warum Du gerade telefonisch nicht erreichbar bist, ab wann Deine Kunden Dich wieder erreichen können und welche alternativen Kontaktmöglichkeiten sie haben. Werde dabei nicht zu ausschweifend und nenne die wichtigsten Punkte so früh wie möglich.
• Schlechte Tonqualität: Egal, wie viel Mühe Du Dir mit allen Punkten gibst, ist Deine Audioqualität schlecht, klingt auch die Aufnahme nicht gut und Du wirkst unvorbereitet und unseriös. Das richtige Equipment ist daher das A und O für eine gelungene Anrufbeantworter Ansage.

Professionelle Anrufbeantworter Ansagen mit der Callcenter Suite von telegra

Die Callcenter Software Suite von telegra bietet Dir nicht nur unkomplizierte Möglichkeiten zum Verwalten Deiner Ansagen, sondern darüber hinaus auch weitere praktische Funktionen, um Deine Erreichbarkeit zu kommunizieren und die Wartezeit für Deine Kunden so angenehm wie möglich zu gestalten.

An­sa­gen­ma­nage­ment

Das professionelle Ansagenmanagement in der Callcenter Suite ermöglicht es Dir, Sounddateien wie personalisierte Ansagen oder Musik schnell und einfach hochzuladen und jederzeit in den Callflow zu integrieren. Die Reihenfolge und Kombination der Sounds kann dabei beliebig gewählt werden. Für Musikdateien steht Dir außerdem eine Playlist-Funktion zur Verfügung.

Text2Speech

Mit dem Text2Speech-Generator kannst Du Ansagen im Handumdrehen erstellen, indem Du einfach den gewünschten Text eingibst. Zusätzlich wählst Du aus, ob die Ansage auf Deutsch oder auf Englisch sein soll und ob sie von einer weiblichen oder einer männlichen Stimme gesprochen wird. Auch das Sprechtempo kannst Du an Deine Bedürfnisse anpassen, sodass die Ansage genau Deinen Erwartungen entspricht.

Po­si­ti­ons­an­sa­ge

Kommunizierst Du Deinen Anrufern die Dauer der Wartezeit, wissen sie was sie erwartet und sind weniger schnell frustriert. Die Callcenter Suite ermöglicht automatisierte Ansagen, die Deinen Anrufern ihre aktuelle Warteposition oder die erwartete Wartezeit mitteilen.

Call-Back-Funktion

Um die Wartezeit für Deine Kunden noch angenehmer zu gestalten, kannst Du Call-Back-Optionen ansagen lassen, sodass sie nicht in der Leitung bleiben müssen, bis ein Agent erreichbar ist. Im System kannst Du einstellen, dass immer oder ab bestimmten Wartezeiten Rückrufslots angeboten werden, die der Anrufer per Tastendruck bestätigen kann. Der restliche Prozess erfolgt komplett automatisiert durch das ACD-System. Die Rückrufe werden den passenden Agenten anschließend zum gewünschten Slot zugeordnet.

Fazit: Anrufbeantworter Ansagen für mehr Kundenzufriedenheit

Anrufbeantworter Ansagen in einer Firma sind ein wichtiger Hebel, um Kunden jederzeit das gefühl zu vermitteln, dass ihre Anliegen ernst genommen werden. Gerade in Phasen, in der Mitarbeitende nicht oder nur bedingt erreichbar sind, ist es wichtig, Anrufer abzuholen, damit sie nicht frustriert und unzufrieden mit dem Unternehmen werden. Mit unseren Tipps und Beispielen gelingen dir professionelle Anrufbeantworter Ansagen ganz leicht für jegliche Anwendungsfälle.